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Construire et gérer un événement

ORGANISER UN ÉVÉNEMENT

1. Objectif de la mission

Piloter pour le compte d’une entreprise ou d’un club l’organisation complète d’une manifestation depuis l’écriture du cahier des charges jusqu’au bilan de la manifestation en passant par toutes les étapes opérationnelles.

2. Étapes de travail

Définition du concept de la manifestation : contenu, type d’événement, but poursuivi, public visé, ressources disponibles, période de l’année et nombre de jours, animation, thématique, lieu, entreprises concernées, outils à concevoir, programme de la journée…
Rédaction du cahier des charges et des objectifs de la manifestation.
Validation des aspects techniques et financiers : réservation du lieu, recherche animation, demande de devis, établissement d’un budget, recherche de partenaires.

Rédaction du dossier de presse de la manifestation.
Définition de la logistique : assurance, sécurité, invités, diffusion des outils de communication…
Débriefing des prestataires.
Mise au point d’un Rétroplanning et du planning de la journée.
Rédaction du cahier des charges destiné aux entreprises concernant les stands.
Rédaction des briefings de création des outils de communication.
Suivi de la manifestation et relance des différents intervenants et participants sur les actions à accomplir et les échéances à respecter.
Suivi de l’impression et de la diffusion des outils de communication.
Accompagnement le jour de la manifestation : aménagement des lieux et installation des participants, reportage photos.
Mise au point d’une réunion bilan et d’une évaluation de la manifestation.

GÉRER LES OUTILS DE COMMUNICATION D’UN ÉVÉNEMENT

1. Objectif de la mission

Accompagner l’organisateur dans la réflexion sur les outils à concevoir, les messages à créer, les canaux par lesquels diffuser l’information et la manière d’organiser la communication.

2. Étapes de travail

Phase 1 : réflexion sur la manifestation

Étude des cibles, des messages et des objectifs
Mise au point d’un plan de communication : quels outils, comment, pourquoi, à quel moment, avec quels moyens…
Écriture du briefing de création des outils
Conception du rétro planning de la communication

Phase 2 : Création et suivi des supports

Recherche iconographique
Travail de création d’un concept graphique général pour la manifestation
Création des maquettes de l’ensemble des supports
Gestion et suivi de l’impression des supports
Transformation des supports dans les formats exploitables en web

PRÉPARER LA PARTICIPATION A UN SALON / ÉVÉNEMENT

1. Objectif de la mission

Accompagner une entreprise, peu habituée à exposer son savoir-faire et ses compétences, dans sa préparation à un événement grand public ou à un salon professionnel.

2. Étapes de travail

Briefing sur le salon : stand, équipement, type de public, personne présente sur le stand, concurrence…
Travail sur le positionnement de l’entreprise afin de le rendre plus lisible et de valoriser ses compétences et son savoir faire
Préparation de l’argumentaire commercial autour du salon
Identification des étapes devant faire l’objet d’une animation commerciale avant, pendant et après
Mise au point d’un rétro planning, d’une checklist des éléments à préparer
Dynamisation du fichier de contact à mettre en place
Mise en place d’un outil de suivi des contacts
Écriture des briefings de présentation, trame de Q/R, argumentaires techniques
Création des supports de communication
Mise au point d’un concept graphique
Conception des outils de communication : plaquette, dossier de présentation, roll’Up, invitation
Conception de l’aménagement du stand : matériel informatique, hifi, implantation des différents éléments de mobilier, roll’Up